00
Introducción
¿Qué es la Ficha CREF-CON?
Propósito, alcance y diferencia con la Ficha de Quejas
La Ficha CREF-CON es el instrumento oficial para registrar y dar trazabilidad a las consultas de información que reciben las comisiones de ADITICA en el marco de la ejecución del PAFT-CREF/REDD+. Forma parte del Mecanismo de Información, Retroalimentación e Inconformidades (MIRI) exigido por FONAFIFO y el Banco Mundial para los informes de desembolso.
Diferencia clave con la Ficha CREF-QJA (Quejas): Una consulta es una solicitud de información, orientación o aclaración. Una queja es una inconformidad sobre algo que ya ocurrió o que afecta a una persona. Si la consulta no se resuelve satisfactoriamente y el consultante manifiesta inconformidad, se traslada a la Ficha CREF-QJA.
| Situación | Ficha correcta | Ejemplo |
|---|---|---|
| ¿Cuánto dinero se ejecutó en el Rubro 2? | CREF-CON ✓ | Solicitud de información financiera |
| ¿Por qué no me incluyeron como beneficiario? | CREF-QJA ✓ | Inconformidad sobre selección |
| ¿Cuándo empiezan las obras del sendero? | CREF-CON ✓ | Consulta de cronograma |
| Las obras llevan 3 meses de retraso y nadie explica | CREF-QJA ✓ | Queja por falta de transparencia |
| ¿Qué funciones tiene el Comité Fiscalizador? | CREF-CON ✓ | Solicitud de orientación normativa |
01
Encabezado del documento
Código, Versión y Estado
Campos de control documental ubicados en la esquina superior derecha de la ficha
El encabezado identifica unívocamente cada ficha dentro del sistema CREF 360. Estos campos son responsabilidad del Técnico de Proyectos o del responsable designado por la Comisión Administradora.
Requerido
CREF-CON-###
Número correlativo de la consulta dentro del sistema. Se compone del prefijo fijo
▶ Ejemplos correctos
CREF-CON- seguido de tres dígitos que se asignan en secuencia.CREF-CON-001 (primera consulta registrada)
CREF-CON-014 (décima cuarta del período)
⚠No reiniciar la numeración por período. La secuencia es continua durante toda la vigencia del contrato CREF para mantener la trazabilidad.
Requerido
Versión
Número de versión del documento. Inicie siempre con 1.0. Si el documento debe ser corregido formalmente después de firmado, incremente a 1.1, 1.2, etc., y deje nota en Observaciones.
1.0
Fecha
Emisión
Fecha en que se genera el documento, no la fecha en que se recibió la consulta (ese campo está en la Sección 2). Use el selector de fecha del formulario digital.
2026-05-23
Selección
Estado
▶ Opciones disponibles
▸
Vigente — Consulta en proceso de atención o recientemente cerrada, dentro del período activo de reporte.
▸
Borrador — El registro está incompleto y no ha sido validado por la comisión aún.
▸
Cerrado — La consulta fue atendida, el consultante confirmó conformidad y la ficha fue firmada.
02
Procedimiento
Flujo de Atención de la Consulta
Cinco pasos obligatorios según la Guía de Buenas Prácticas FONAFIFO
Toda consulta recibida debe seguir este flujo secuencial. No se puede cerrar una consulta sin haber completado los pasos anteriores. El Comité de Monitoreo es la primera instancia de recepción.
1
Presentación
Persona o grupo presenta la consulta por cualquier canal
2
Monitoreo
Recibe, registra en CREF-CON y tiene 10 días hábiles para responder
3
Respuesta
Se brinda orientación, información o se deriva a instancia competente
4
Cierre
El consultante confirma conformidad (o se abre CREF-QJA si no quedó satisfecho)
5
Archivo MIRI
Se registra en la Tabla 3 del Reporte Anual y se archiva con evidencias
🚨Plazo crítico: El Comité de Monitoreo tiene máximo 10 días hábiles para dar respuesta desde que recibe la consulta. Si se excede el plazo, debe documentarse el motivo en la Sección 5 y notificarse al Comité Administrador.
S1
Página 1 · Primera sección
Identificación del Contexto
Ubica la consulta dentro de un proyecto, rubro o área temática específica del PAFT
Esta sección contextualiza la consulta. No es quién pregunta, sino sobre qué se pregunta. Permite clasificar el tipo de información requerida y asignar la respuesta al responsable correcto.
Opcional
Proyecto o Rubro Consultado
Si la consulta hace referencia a un proyecto o rubro específico del PAFT, indicarlo aquí. Si es una consulta general sobre el PAFT o REDD+, puede dejarse en blanco o escribir "General".
▶ Ejemplos
Rubro 2 — Mejora de senderos comunitarios
Proyecto de capacitación en gestión empresarial para mujeres
General — Estrategia REDD+
Opcional
Comunidad de Referencia
Comunidad o comunidades a las que hace referencia la consulta. No necesariamente es donde vive el consultante (ese dato va en Sección 3).
▶ Ejemplos
Progreso
Katsi, San Vicente
Todo el territorio
Selección
Área Temática de la Consulta
Clasifique la consulta en una de las categorías del menú desplegable. Esta clasificación alimenta el Reporte MIRI y permite identificar las áreas donde la comunidad necesita más información.
▶ Opciones y cuándo usarlas
▸
Ejecución presupuestaria / Fondos CREF — Preguntas sobre montos ejecutados, pendientes o desglose de gastos por rubro.
▸
Selección de beneficiarios — Preguntas sobre criterios o listados de personas seleccionadas para recibir beneficios.
▸
Cronograma y avance de proyectos — Preguntas sobre fechas de inicio, avance o finalización de obras o actividades.
▸
Distribución de beneficios (PDB) — Preguntas sobre cómo se distribuyen los recursos entre comunidades o grupos.
▸
Salvaguardas sociales y ambientales — Preguntas sobre protecciones establecidas en el PAFT para grupos vulnerables o el ambiente.
▸
Proceso de contratación / compras — Preguntas sobre cómo se seleccionan proveedores o se realizan las compras.
▸
Funciones de comisiones — Preguntas sobre qué hace o puede hacer cada comisión (Adm./Fisc./Mon.).
▸
Mecanismo de quejas e inconformidades — Preguntas sobre cómo presentar una queja formal o cómo funciona el MIRI.
▸
Información general PAFT / REDD+ — Preguntas generales sobre qué es el PAFT, el CREF o la Estrategia Nacional REDD+.
▸
Otro — Solo si ninguna categoría anterior aplica. Describa la categoría en la Sección 4.
Fecha
Período de Referencia
Período al que hace referencia la consulta (no el período en que se recibe). Por ejemplo, si preguntan por el avance del primer desembolso, el período sería el del primer tracto CREF.
▶ Ejemplo
Del: 2023-01-01 Al: 2024-12-31 (Primer desembolso CREF)
ℹSi la consulta es sobre el PAFT en general o no tiene un período específico, puede dejar estos campos en blanco.
S2
Página 1 · Segunda sección
Registro de la Consulta
Datos formales del registro: número, fecha, tipo y canal de recepción
Esta sección establece el registro oficial de la consulta. Debe completarse en el momento en que se recibe, no después. Es la base para el conteo en la Tabla 3 del Reporte MIRI.
Requerido
N° de Consulta
Número de identificación único de esta consulta. Diferente al código del documento (encabezado). El código del documento identifica el archivo; el N° de consulta identifica el evento.
▶ Formato recomendado
CON-2026-001
CON-2026-014
ℹEl año puede cambiar con cada período anual. El correlativo numérico puede reiniciarse al inicio de cada año si así lo decide la comisión, siempre que quede documentado en el acta respectiva.
Fecha · Requerido
Fecha de Recepción
Fecha exacta en que la comisión recibió la consulta. Este es el punto de partida del plazo de 10 días hábiles. Si se recibió por WhatsApp a las 10pm, la fecha de recepción es el siguiente día hábil.
🚨Esta fecha determina el vencimiento del plazo de respuesta. Nunca la falsifique ni la aproxime. Si hay duda, registre la fecha real y explique en Observaciones.
Selección · Requerido
Tipo de Consulta
Clasifique el tipo de solicitud según su naturaleza. Esta clasificación es diferente al área temática: el tipo describe qué quiere saber el consultante, el área temática describe sobre qué tema.
▶ Opciones y cuándo usarlas
▸
Solicitud de información general — Quiere conocer hechos o datos concretos. Ej: "¿Cuánto se ejecutó?"
▸
Solicitud de orientación procedimental — Quiere saber cómo hacer algo. Ej: "¿Cómo presento una queja?"
▸
Solicitud de estado de avance — Quiere saber en qué punto está un proyecto o proceso. Ej: "¿Cuándo empiezan las obras?"
▸
Solicitud de aclaración normativa — Quiere entender una regla, política o salvaguarda. Ej: "¿Qué dice el PAFT sobre las mujeres beneficiarias?"
▸
Solicitud de datos financieros / presupuestarios — Quiere ver números específicos. Ej: "¿Cuánto queda disponible del Rubro 3?"
▸
Consulta sobre elegibilidad o beneficios — Quiere saber si califica para recibir algo. Ej: "¿Mi comunidad puede participar?"
▸
Otro — Describir en la Sección 4.
Selección · Requerido
Canal de Recepción
Medio por el cual llegó la consulta a la comisión. Es importante para la trazabilidad y para guardar la evidencia correcta.
▶ Tipo de evidencia según canal
▸
Correo electrónico — Guardar el correo original como evidencia (archivo o captura de pantalla).
▸
Carta física — Archivar la carta original con sello de recibido.
▸
En persona / asamblea — Levantar minuta o acta de la sesión como evidencia.
▸
WhatsApp / mensaje de voz — Captura de pantalla del mensaje o transcripción del audio.
▸
Llamada telefónica — Nota interna fechada y firmada por quien recibió la llamada.
▸
Formulario digital CREF 360 — El sistema genera un registro automático. Adjuntar el ID de formulario.
S3
Página 1 · Tercera sección
Datos del Consultante
Información de la persona o grupo que presenta la consulta
Esta sección identifica a quien hace la consulta. La anonimidad es válida cuando el consultante así lo solicite; en ese caso escriba "Anónimo" en el nombre y proceda con normalidad. La consulta tiene la misma validez.
Requerido
Nombre del Consultante
Nombre completo de la persona que presenta la consulta. Si es un grupo u organización, escriba el nombre de la organización y el de su representante.
▶ Ejemplos
Patricia Gonzales
Grupo de Mujeres Las Trogonas — Rep: Doña Tina Soto
Anónimo (solicitud confidencial)
Opcional
Contacto
Teléfono, correo electrónico o forma de contactar a la persona para enviarle la respuesta. Si la consulta fue anónima o en persona sin datos de contacto, escriba "Sin datos" o "En persona".
8888-1234 · maria.morales@correo.com
En persona — comunidad de Progreso
ℹEste dato es fundamental si la respuesta debe enviarse por escrito. Verifique el canal correcto con el consultante.
Opcional
Comunidad / Organización
Comunidad donde reside o trabaja el consultante, o nombre de la organización que representa. Útil para identificar patrones geográficos en el Reporte MIRI.
Comunidad de Katsi
Grupo Jóvenes Tuc Tac — Sector Norte
Opcional
Código Expediente CREF (si aplica)
Si la consulta está relacionada con un expediente financiero específico (por ejemplo, el pago de un beneficiario o una contratación), registre el código del expediente para cruzar la información en CREF 360.
EXP-CREF-0034-2026
ℹSi no hay expediente relacionado, deje este campo vacío. No invente códigos.
S4
Página 1 · Cuarta sección
Descripción de la Consulta
Registro narrativo fiel de lo que solicita el consultante — 5 renglones
Es el corazón de la ficha. Aquí se transcribe con fidelidad qué preguntó o qué necesita saber el consultante. No interprete, no resuma en exceso, no filtre. Escriba lo más cercano posible a las palabras del consultante.
Requerido
Descripción de la Consulta (5 renglones)
Use los 5 renglones disponibles para describir con precisión la consulta. Si necesita más espacio, use el campo de Observaciones en Sección 6 o adjunte una hoja adicional referenciada como "Anexo Descripción".
▶ Ejemplo de descripción bien redactada
La señora Patricia Gonzales de la comunidad de Katsi consulta sobre el avance de ejecución del Rubro 2 (senderos comunitarios). Específicamente solicita conocer: 1) cuánto presupuesto se ha ejecutado a la fecha, 2) cuáles comunidades se han beneficiado y 3) cuándo iniciarán los trabajos en el sector norte. Indica que en una reunión anterior le dijeron que los trabajos comenzarían en marzo 2026 y no ve avance.
⚠Evite: "La señora preguntó sobre los senderos." — Es demasiado vago para dar seguimiento o incluir en el Reporte MIRI con precisión.
🚨Si la descripción sugiere una inconformidad (no solo una pregunta), evalúe si corresponde trasladar a la Ficha CREF-QJA. Una pista: si el consultante expresa malestar, sospecha o perjuicio, probablemente es una queja.
S5
Página 1 · Quinta sección
Atención y Respuesta
Registro de quién respondió, desde cuál instancia y en qué plazo
Esta sección documenta la gestión de la respuesta. Se completa después de que la comisión brinda la respuesta, no en el momento de recepción. Es evidencia del cumplimiento del plazo de 10 días hábiles.
Requerido
Responsable de Atención
Nombre completo y cargo de la persona que elaboró y entregó la respuesta. Esta persona es responsable del contenido de la respuesta.
▶ Ejemplos
Juan Pérez González — Comité de Monitoreo
Sandro Uva Fernández — Técnico de Proyectos CREF
Selección · Requerido
Instancia que Atiende
Seleccione la instancia que brindó la respuesta. Recuerde que el Comité de Monitoreo es la primera instancia según el flujo MIRI. Solo se sube a otra instancia si Monitoreo no puede resolver.
ℹLa mayoría de consultas deben resolverse en el nivel de Comité de Monitoreo o Técnico de Proyectos. Solo consultas sobre normativa compleja o datos financieros requieren al Comité Administrador.
Fecha · Requerido
Fecha de Respuesta
Fecha en que se entregó la respuesta al consultante. Junto con la Fecha de Recepción (S2), permite verificar el cumplimiento del plazo de 10 días hábiles.
⚠Si excedió el plazo, igualmente registre la fecha real y explique el motivo en el campo "Contenido de la Respuesta". Falsificar fechas invalida el documento ante una auditoría.
Selección · Requerido
¿Respuesta dentro del plazo?
▶ Opciones
▸
Sí (dentro de 10 días hábiles) — La respuesta se entregó en el plazo establecido por la Guía FONAFIFO.
▸
No (excedió plazo — documentar motivo) — Seleccione esta opción y explique el motivo en el campo de contenido. El incumplimiento documentado es preferible a la falsificación.
▸
En proceso — La consulta está siendo gestionada y aún no se ha dado respuesta definitiva.
▸
Atendida de inmediato (consulta simple) — Para consultas verbales simples respondidas en el acto, como preguntas en asamblea.
Requerido
Contenido de la Respuesta Brindada (3 renglones)
Resuma la información u orientación que se dio al consultante. No tiene que ser textual, pero sí suficientemente detallada para que quede claro qué se respondió.
▶ Ejemplo
Se informó que el Rubro 2 tiene ₡18.5 millones ejecutados de ₡24 millones asignados (77%). Las comunidades beneficiadas hasta la fecha son Progreso y San Vicente. Los trabajos en sector norte están programados para julio 2026 según acta de priorización del 15 de abril. Se entregó copia del cronograma actualizado.
S6
Página 2 · Sexta sección
Resultado Final y Cierre
Documenta si la consulta fue resuelta y la confirmación del consultante
El cierre formal de una consulta requiere dos elementos: resultado documentado y confirmación del consultante. Sin ambos, la ficha permanece en estado "En proceso" y no puede incluirse como resuelta en el Reporte MIRI.
Selección · Requerido
Resultado de la Consulta
▶ Opciones y consecuencias
▸
Atendida satisfactoriamente — La consulta fue respondida y el consultante confirmó conformidad. Se puede cerrar la ficha.
▸
Atendida parcialmente — requiere seguimiento — Se dio respuesta parcial; hay información pendiente de obtener. La ficha permanece abierta.
▸
Derivada a otra instancia — Se transfirió a una comisión u organismo con mayor competencia. Especificar en el campo correspondiente.
▸
Derivada a FONAFIFO / Secretaría REDD+ — La consulta requirió gestión a nivel nacional. Registrar el número de referencia de FONAFIFO si lo asignan.
▸
No se recibieron consultas en el período — Use esta opción solo cuando el documento se llena para el Reporte MIRI y no hubo consultas. Sirve para demostrar que el mecanismo estuvo activo aunque no se usó.
🚨Si el consultante no queda conforme con la respuesta, NO cierre la ficha como "Atendida". Seleccione la opción correspondiente y abra una Ficha CREF-QJA, referenciando el número de esta consulta.
Fecha · Requerido
Fecha de Cierre
Fecha en que se formalizó el cierre de la consulta, es decir, cuando el consultante confirmó conformidad o cuando la comisión determinó que no hay más gestión pendiente.
Selección · Requerido
¿El consultante confirmó conformidad?
▶ Opciones
▸
Sí — conforme — El consultante indicó que la respuesta satisface su consulta (verbalmente, por escrito o mensaje).
▸
No — derivada como inconformidad (ver CREF-QJA) — El consultante no quedó conforme. Abrir ficha CREF-QJA y anotar el número aquí.
▸
Sin respuesta del consultante — Se brindó la información pero el consultante no confirmó. Esperar un plazo razonable (5 días hábiles) y luego cerrar con esta opción si no hay retroalimentación.
▸
No aplica (información general) — Para consultas respondidas en asamblea o comunicados generales donde no hay un consultante individual identificable.
Opcional
Observaciones y Comentarios Finales (3 renglones)
Espacio para cualquier anotación relevante no capturada en los campos anteriores: compromisos adquiridos, contexto adicional, nombre del funcionario de FONAFIFO contactado, número de referencia externo, etc.
Requerido
Evidencias Adjuntas (3 renglones)
Liste todos los documentos de respaldo adjuntos a esta ficha. Cada evidencia debe identificarse con un nombre descriptivo. Las evidencias son obligatorias para que el registro sea válido ante auditoría.
▶ Ejemplo de listado de evidencias
1. Captura WhatsApp — consulta original — 2026-05-10
2. Correo de respuesta enviado — 2026-05-16
3. Cronograma Rubro 2 actualizado — versión abril 2026
2. Correo de respuesta enviado — 2026-05-16
3. Cronograma Rubro 2 actualizado — versión abril 2026
⚠Sin evidencias adjuntas, la consulta no puede ser incluida como "Atendida" en el Reporte MIRI. FONAFIFO puede solicitar estas evidencias durante revisión de desembolsos.
S7
Página 2 · Séptima sección
Vinculación al Reporte MIRI
Enlace entre esta ficha y la Tabla 3 del Reporte Anual de Avance del PAFT
El MIRI (Mecanismo de Información, Retroalimentación e Inconformidades) es el instrumento que FONAFIFO exige para los informes de desembolso. Cada Ficha CREF-CON cerrada debe aparecer contabilizada en la Tabla 3 del Reporte Anual.
Selección · Requerido
¿Esta consulta fue incluida en el Reporte MIRI del período?
▶ Opciones
▸
Sí — incluida en Tabla 3 del reporte MIRI — La consulta fue contabilizada en el informe. Indicar el número de reporte en el campo siguiente.
▸
No — pendiente de inclusión — La consulta ocurrió pero el reporte aún no se ha elaborado. Actualizar este campo cuando se incluya.
▸
No aplica (período no cerrado) — El período de reporte al que corresponde esta consulta aún está activo.
ℹLa Tabla 3 del Reporte MIRI categoriza las solicitudes en: Quejas, Solicitudes e Información. Las Fichas CREF-CON alimentan principalmente la categoría "Información" y "Solicitudes".
Opcional
N° de Reporte MIRI Asociado
Código identificador del Reporte Anual de Avance del PAFT en el que se incluyó esta consulta. Permite cruzar la ficha individual con el reporte entregado a FONAFIFO.
MIRI-ADITICA-2026-01
MIRI-ADITICA-2025-02
S8
Página 2 · Octava sección
Firmas Institucionales
Validación formal del documento por las cuatro instancias de control del Sistema CREF 360
Las firmas dan validez legal y administrativa al documento. Una ficha sin firmas no tiene valor probatorio ante FONAFIFO ni el Banco Mundial. La segregación de funciones (distintas personas firmando desde distintos roles) es un requisito de control interno.
| Firma | Quién firma | Qué certifica |
|---|---|---|
| Comité Administrador | Representante legal de ADITICA o delegado autorizado | Que la consulta fue recibida y atendida en el marco del contrato CREF vigente |
| Comité de Monitoreo | Vocero o secretario del Comité de Monitoreo | Que el proceso de atención siguió el flujo correcto y los plazos establecidos |
| Comité de Fiscalización | Vocero o secretario del Comité de Fiscalización | Que la gestión fue transparente y conforme a las salvaguardas del PAFT |
| Técnico de Proyectos | Técnico responsable de la gestión documental CREF | Que el documento fue elaborado correctamente y está listo para el archivo MIRI |
⚠No puede la misma persona firmar en más de un bloque. La segregación de funciones es un principio de control interno exigido por el Banco Mundial. Si una comisión no tiene representante disponible, documente el motivo en el Libro de Actas antes de proceder.
¿Cuándo se firman? Las firmas se colocan una vez que la consulta está completamente cerrada: respuesta entregada, resultado registrado y conformidad del consultante documentada. No se firman fichas en estado "En proceso" o "Borrador".
⚠
Referencia rápida
Errores Frecuentes y Cómo Evitarlos
Lista de los errores más comunes detectados en auditorías del sistema MIRI
Error 1 · Confundir consulta con queja: Registrar una inconformidad como consulta reduce la trazabilidad del MIRI. Si hay malestar, sospecha de irregularidad o perjuicio declarado, use CREF-QJA.
Error 2 · Fechas incorrectas o aproximadas: Registrar la fecha del día siguiente cuando la consulta llegó de noche, o aproximar al lunes si llegó un viernes, distorsiona el control de plazos. Use la fecha real y documente el contexto si es necesario.
Error 3 · Descripción insuficiente (S4): "La señora preguntó por el proyecto" no es suficiente. La descripción debe permitir reconstruir la consulta sin necesidad de contactar al consultante nuevamente.
Error 4 · Cerrar sin conformidad del consultante: Marcar "Atendida satisfactoriamente" sin haber obtenido la confirmación del consultante es un incumplimiento procedimental. Si no responde en 5 días hábiles, use "Sin respuesta del consultante".
Error 5 · No incluir evidencias: Una ficha sin documentos adjuntos es insuficiente para el Reporte MIRI. Siempre archive al menos una evidencia: el mensaje original y el comprobante de respuesta.
Error 6 · Ficha firmada incompleta: Si alguno de los 4 bloques de firma está vacío, el documento no está validado. Coordine las firmas antes de archivar.
Error 7 · No vincular al Reporte MIRI: Una ficha cerrada que no se incluye en la Tabla 3 del Reporte Anual no existe para FONAFIFO. El registro individual sin el reporte agregado no cumple el requisito de desembolso.