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CREF 360 · Gestión Documental
ADITICA · Territorio Indígena Cabécar de Talamanca
Manual de Llenado · Ficha de Salvaguardas CREF-SAL · Ficha de Campo
PAFT-CREF/REDD+ · FONAFIFO · Banco Mundial · ISO 9001:2015 · 7.5
MAN-CREF-SAL-01
Versión: 1.0
Emisión: 2026
Estado: Vigente
◆ Ecosistema CREF 360 · Guía Operativa para Comisiones y Organizaciones Beneficiarias Manual de Llenado — Ficha de Campo CREF-SAL Instrucciones completas · Ejemplos prácticos · Errores comunes · Salvaguardas REDD+ · PAFT FONAFIFO
GuíaOperativa
◆ ¿Qué es esta ficha y para qué sirve?

La Ficha de Salvaguardas CREF-SAL (Ficha de Campo) es un documento oficial del proyecto PAFT-CREF/REDD+. Su función es registrar, en el lugar donde se ejecutó el proyecto, la información sobre lo que se hizo, cuánto costó, a quién benefició y si se cumplieron las normas de protección ambiental y social exigidas por FONAFIFO y el Banco Mundial.

Esta ficha la llenan las comisiones y la organización beneficiaria, no el técnico. El técnico usa esta información para completar la ficha técnica del sistema CREF 360.

► Flujo correcto de llenado y trazabilidad
1 · Abrir ficha de campo → 2 · Copiar ID Maestro → 3 · Llenar secciones 1–6 → 4 · Firmar sección 7 → 5 · Imprimir y archivar → 6 · Técnico recibe copia
⚠ El ID Maestro que genera la ficha al abrirla es único e irrepetible. El técnico lo copia en la ficha técnica para vincular ambos documentos. No cierre la ficha sin antes copiar ese código.
OBLIGATORIO Campo que no puede quedar vacío
OPCIONAL Campo que puede omitirse si no aplica
COMISIÓN Lo llena la comisión de fiscalización o monitoreo
COMUNIDAD Lo llena la organización beneficiaria
AMBOS Cualquiera de los dos puede llenarlo
1 Identificación del Proyecto
Territorio IndígenaOBLIGATORIOAMBOS
Escriba el nombre oficial del territorio indígena donde se ejecutó el proyecto.
✔ Ejemplo correctoCabécar de Talamanca
✘ Error comúnNo escribir solo "Talamanca" o "Cabecar" — debe ser el nombre completo oficial.
Nombre del ProyectoOBLIGATORIOCOMUNIDAD
Escriba el nombre exacto del proyecto tal como aparece en el acuerdo o contrato firmado con ADITICA.
✔ Ejemplo correctoConstrucción de Salón Comunal en Progreso · Vivero Forestal Comunitario Alto Coén
✘ Error comúnNo inventar el nombre. Si no lo recuerda exactamente, consulte el documento de aprobación del proyecto.
Tema EspecialOPCIONALCOMISIÓN
Seleccione el tema especial del menú desplegable, solo si el proyecto tiene una clasificación específica dentro del PAFT.
✔ Opciones disponiblesPSA Indígena · Seguridad Jurídica y Saneamiento · Enfoque y Concepto de Bosque · Áreas Protegidas · Monitoreo Participativo
💡 ConsejoSi no sabe cuál aplica, puede dejarlo en "Seleccionar" y consultar con el técnico.
Categoría / TemaOPCIONALAMBOS
Escriba en pocas palabras el tipo de actividad del proyecto.
✔ EjemplosInfraestructura comunitaria · Producción agropecuaria · Conservación de bosque · Cultura y tradición
Período de EjecuciónOBLIGATORIOAMBOS
Seleccione la fecha de inicio y la fecha de cierre del proyecto usando el calendario. El formato es día/mes/año.
✔ EjemploDel 15/01/2026 al 30/03/2026
✘ Error comúnNo invertir las fechas. La fecha de inicio siempre va primero.
Responsable del ProyectoOBLIGATORIOCOMUNIDAD
Nombre completo (primer nombre y ambos apellidos) de la persona de la organización que fue responsable de ejecutar el proyecto.
✔ EjemploMaría Fernández Sánchez
✘ Error comúnNo poner el nombre del técnico de ADITICA aquí. Este campo es para el responsable de la comunidad.
Manual de Llenado · Ficha de Campo CREF-SAL · Ecosistema CREF 360 · PAFT-CREF/REDD+ MAN-CREF-SAL-01 · Pág. 1/3
Sistema de gestión documental y trazabilidad financiera · Arquitectura del sistema: UvaTech Automatizaciones ADITICA · 2026
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ADITICA · Territorio Indígena Cabécar de Talamanca
Manual de Llenado · Ficha de Salvaguardas CREF-SAL · Continuación
Secciones 2 · 3 · 4
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Pág. 2 / 3
◆ Continuación · Secciones 2, 3 y 4 Presupuesto · Objetivos · Acciones Realizadas Instrucciones de llenado con ejemplos y errores comunes para cada campo
GuíaOperativa
2 Presupuesto
Presupuesto AsignadoOBLIGATORIOCOMUNIDAD
Escriba el monto total en colones (₡) que fue aprobado para este proyecto según el acuerdo firmado con ADITICA. Use punto para separar miles.
✔ Ejemplo₡ 1.250.000,00
✘ Error comúnNo escribir el monto en dólares. Todos los montos deben estar en colones costarricenses (₡).
Presupuesto EjecutadoOBLIGATORIOCOMUNIDAD
Escriba el monto real que se gastó durante la ejecución del proyecto. Debe coincidir con los recibos y facturas presentados.
✔ Ejemplo₡ 1.180.500,00
💡 ConsejoSi el monto ejecutado es igual al asignado, escriba el mismo valor. El sistema calculará automáticamente el pendiente.
Presupuesto Pendiente AUTOMÁTICO
Este campo se calcula solo. No lo llene manualmente. El sistema resta el ejecutado del asignado y muestra la diferencia.
💡 Si el resultado es ceroSignifica que se ejecutó exactamente el presupuesto asignado. Eso es correcto.
✘ Error comúnNo tocar este campo. Si aparece un número negativo, significa que el ejecutado supera el asignado — debe corregir los montos anteriores.
3 Objetivo del Proyecto
Objetivo GeneralOBLIGATORIOCOMUNIDAD
Describa en 1 o 2 oraciones qué se quería lograr con el proyecto. Debe responder: ¿para qué se hizo el proyecto?
✔ EjemploMejorar las condiciones de reunión de la comunidad de Progreso mediante la construcción de un salón comunal que permita realizar actividades culturales y organizativas del territorio.
✘ Error comúnNo escribir lo que se hizo (las acciones), sino para qué se hizo (el propósito).
Objetivos Específicos 1, 2 y 3OBLIGATORIOCOMUNIDAD
Escriba hasta 3 objetivos más concretos que contribuyen al objetivo general. Cada uno debe ser una acción o resultado específico y medible.
✔ Ejemplos 1. Construir la estructura física del salón de 80 m².
2. Instalar el sistema eléctrico y mobiliario básico.
3. Capacitar al comité de administración en el uso del espacio.
💡 ConsejoSi el proyecto solo tiene uno o dos objetivos específicos, deje los renglones restantes en blanco.
4 Descripción de las Acciones Realizadas
Renglones de accionesOBLIGATORIOCOMISIÓN
Escriba una acción por renglón. Cada renglón debe describir una actividad concreta que se realizó durante el proyecto. Use verbos en pasado (construyó, instaló, capacitó, sembró, compró...).
✔ Ejemplos de acciones bien escritas 1. Se niveló y preparó el terreno para la construcción.
2. Se adquirieron materiales de construcción (cemento, bloques, hierro).
3. Se levantaron las paredes y se techó la estructura.
4. Se instaló el sistema eléctrico con 6 puntos de luz.
5. Se realizó la entrega formal del salón a la comunidad.
✘ Error comúnNo mezclar varias acciones en un mismo renglón. Una acción = un renglón.
💡 ¿Necesita más renglones?Haga clic en el botón verde "+ Agregar renglón" que aparece al final de la tabla. El botón no se imprime.
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Manual de Llenado · Ficha de Salvaguardas CREF-SAL · Continuación
Secciones 5 · 6 · 7 · ID Maestro
MAN-CREF-SAL-01
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◆ Continuación · Secciones 5, 6 y 7 Beneficios · Observaciones · Firmas · ID Maestro Instrucciones finales · Cómo firmar correctamente · Qué hacer con el ID Maestro
GuíaOperativa
5 Distribución de Beneficios
Comunidades BeneficiadasOBLIGATORIOCOMUNIDAD
Liste los nombres de las comunidades o poblados que recibieron beneficio directo de este proyecto, separados por comas.
✔ EjemploProgreso, San Vicente, Watsi, Gavilán Canta
✘ Error comúnNo escribir solo "la comunidad". Especifique los nombres propios de los lugares.
Grupos OrganizadosOPCIONALCOMUNIDAD
Si el proyecto benefició a grupos organizados específicos (asociaciones, comités, grupos de mujeres, etc.), escríbalos aquí.
✔ EjemploGrupo de mujeres artesanas, Jóvenes Tuc Tac, Comité de Acueducto Comunal
Población BeneficiadaOBLIGATORIOCOMUNIDAD
Escriba la cantidad de personas beneficiadas por grupo. Use números enteros (sin decimales). El total se calcula automáticamente.
✔ EjemploMujeres: 45 · Juventudes: 30 · Mayores: 18 · Personas con discapacidad: 3 → Total: 96
💡 ConsejoUna misma persona puede estar en varios grupos (ej: una joven con discapacidad). Cuéntela en cada grupo que corresponda.
✘ Error comúnNo dejar todos los campos en cero si el proyecto sí tuvo personas beneficiadas.
6 Observaciones
Renglones de observacionesOPCIONALCOMISIÓN
Use esta sección para reportar cualquier situación que se salió de lo planificado. Una observación por renglón.
✔ Qué reportar aquí · Retrasos en la ejecución y su causa.
· Si el presupuesto fue mayor o menor al ejecutado y por qué.
· Conflictos o problemas surgidos durante el proyecto.
· Cambios al plan original autorizados por ADITICA.
✔ Ejemplo de observación bien escrita Hubo un retraso de 15 días por lluvias intensas en febrero que impidieron el acceso al sitio.
💡 Si todo salió bienPuede escribir: "El proyecto se ejecutó conforme al plan sin inconvenientes."
7 Firmas de Validación
Cómo firmarOBLIGATORIOAMBOS
Cada bloque de firma tiene tres partes: el espacio en blanco (para la firma física con lapicero), el campo de nombre completo y el campo de fecha.
✔ Los cuatro firmantes requeridos 1. Comité Administrador (ADITICA) — representa la institución.
2. Comité de Monitoreo (CREF-REDD+) — verifica el seguimiento.
3. Comité de Fiscalización (CREF-REDD+) — controla la legalidad.
4. Técnico Responsable (Gestor CREF) — valida técnicamente.
✘ Errores críticos en firmas · Una misma persona no puede firmar en dos bloques distintos.
· No dejar bloques de firma en blanco — el documento no tiene validez.
· La fecha debe ser el día en que se imprime y firma, no la fecha del proyecto.
💡 Proceso correctoLlene todos los campos digitalmente → imprima → cada persona firma físicamente su bloque con lapicero → se saca fotocopia para archivar y el técnico recibe el original.
★ El ID Maestro — qué es y qué hacer con él

Al abrir la ficha en el navegador, el sistema genera automáticamente un código único llamado ID Maestro (ejemplo: ADITICA-SAL-2026-0509-K3M7). Este código aparece en una franja verde en la parte superior de la página 1 y en el pie de ambas páginas.

¿Por qué es importante? El técnico de ADITICA necesita ese código para vincular esta ficha de campo con la ficha técnica del sistema CREF 360. Sin el código, los dos documentos quedan desconectados y no se puede probar la trazabilidad ante el Banco Mundial.

Qué hacer: Antes de imprimir, haga clic en el botón verde ⌘ Copiar ID y comparta ese código con el técnico por WhatsApp, correo o verbalmente. El código también quedará impreso en el documento.

► Antes de imprimir — verifique
☐ Todos los campos obligatorios están llenos
☐ Los montos están en colones (₡)
☐ El período de ejecución es correcto
☐ Las acciones están en renglones separados
☐ La población beneficiada está completa
☐ El ID Maestro fue copiado y compartido
► Después de imprimir — verifique
☐ Los 4 firmantes han puesto su firma física
☐ Cada firmante escribió su nombre completo
☐ Cada firmante escribió la fecha correcta
☐ Ningún firmante aparece en dos bloques
☐ El técnico recibió el original o una copia
☐ Se guardó una copia en el archivo comunal
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